هل تصدرون فواتير ضريبية؟

مستندان لغرضين لا يغني أحدهما عن الآخر

الفاتورة الضريبية مستند مالي لسجلاتك المحاسبية. وشهادة النظافة مستند فني يوثّق تنفيذ الخدمة وقراءاتها لملف الصيانة والامتثال.

والمنشآت تحتاجهما معاً لسببين مختلفين تماماً: الأولى يطلبها محاسبك، والثانية يطلبها المفتّش. ومن يعطيك واحدة ويسمّيها الأخرى يخلط بين ملفّين.

البيانات الصحيحة من أول تعامل

الفاتورة تُصدر بالبيانات التي تزوّدنا بها عن المنشأة: الاسم النظامي، والرقم الضريبي، والعنوان. وتصحيح فاتورة صدرت ببيانات خاطئة أبطأ من إصدارها صحيحة، وقد يعطّل قيدها في سجلاتك في نهاية الفترة.

ولهذا نطلبها عند التعاقد لا عند أول فاتورة. عشر دقائق في البداية توفّر مراجعة لاحقة.

للعقود الدورية

يمكن إصدار فاتورة لكل زيارة، أو فاتورة دورية تجمع زيارات الفترة — بحسب ما يناسب دورتك المحاسبية. ونتّفق على ذلك ضمن العقد حتى لا يتغيّر الترتيب من فترة إلى أخرى.

وللفروع المتعدّدة

إن كانت الفروع تحت كيان واحد، يمكن جمعها في فاتورة واحدة مفصّلة بالفروع، أو إصدار فاتورة لكل فرع إن كانت لكل واحد ميزانيته. والاختيار يتبع نظامك المحاسبي لا نظامنا — أخبرنا به عند التعاقد.

ما يخدم ملفك أكثر

اربط كل فاتورة بشهادة الزيارة التي تخصّها عبر رقمها المرجعي، واحفظهما معاً. فيصبح لديك ملف واحد يجيب عن سؤالين في وقت واحد: ماذا دُفع، وماذا نُفِّذ. وهذا أنفع من ملفّين منفصلين يحتاج ربطهما إلى ذاكرة أحد.

متى تصدر الفاتورة

للعمليات المفردة: بعد إتمام الزيارة. وللعقود الدورية: بحسب ما اتُّفق عليه — لكل زيارة أو مجمّعة لكل فترة. ونثبّت ذلك في العقد حتى لا يتغيّر من فترة إلى أخرى فيربك القيد عندك.

وإن تغيّرت بيانات المنشأة

أخبرنا فور تغيّرها لا عند الفاتورة التالية: تغيّر العنوان، أو الاسم النظامي، أو إضافة فرع. الفاتورة تُصدَر بما لدينا، وتصحيحها بعد الإصدار إجراء إضافي على الطرفين.

ولماذا يُخلط بين المستندين

لأن كليهما «ورقة تصل بعد الزيارة»، ولأن الفاتورة أكثر ما يُطلب في التعاملات اليومية فيُظنّ أنها تكفي. لكن المفتّش لا يقرأ فاتورة ليعرف أن الخزان نُظِّف — يقرأ تقريراً فيه قراءات وصور وتاريخ. والفاتورة تثبت أنك دفعت، لا أن العمل نُفِّذ بمواصفة.

ولهذا نصدرهما معاً في العقود الدورية دون أن تطلب، ونربطهما برقم الزيارة نفسه.

ما يخصّ المنشآت الصغيرة

إن كان نشاطك لا يستوجب فوترة ضريبية، تبقى الشهادة والتقرير مطلوبين لملف الصيانة. والعكس ليس صحيحاً: من يحتاج الفاتورة يحتاج غالباً الشهادة أيضاً، لأن السبب الذي يجعله يحتاج مستنداً مالياً هو نفسه الذي يجعله يُراجَع.